Sådan behandler vi dine data


Privatlivspolitik for Gentofte Gladsaxe Fjernvarme I/S

Gentofte Gladsaxe Fjernvarme I/S (GGF) er et serviceselskab, der betjener fjernvarmekunder, borgere og virksomheder i henholdsvis Gentofte og Gladsaxe Kommuner. Vi er den juridiske enhed, der er dataansvarlig for behandling af dine personoplysninger.

Hos GGF har vi fokus på at beskytte de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi behandler personoplysninger i henhold til reglerne i databeskyttelsesforordningen (GDPR) og databeskyttelsesloven.

Nedenfor kan du læse om, hvordan vi indsamler og behandler dine personoplysninger. Du får også information om dine rettigheder, hvem vi videregiver dine oplysninger til, samt hvor du kan henvende dig, hvis du har spørgsmål eller ønsker at klage.

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os.

Hvordan behandler vi dine oplysninger?

GGF behandler personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at kunne levere aftalte eller lovbestemte ydelser.

GGF behandler typisk personoplysninger på baggrund af reglerne i varmeforsyningsloven og i henhold til følgende formål og retsgrundlag i databeskyttelsesforordningen (GDPR):

  • Administration af kundeforhold og levering af fjernvarme
    Vi bruger dine oplysninger til at oprette dig som kunde, administrere din aftale, måle dit forbrug, lave afregning, gennemføre servicebesøg og håndtere flytning mv.
    Retsgrundlag: GDPR, artikel 6, stk. 1, litra b (kontrakt), samt artikel 6, stk. 1, litra c og e (retlig forpligtelse og opgaver i samfundets/kommunal interesse), bl.a. efter varmeforsyningsloven.
  • Overholdelse af lovkrav
    GGF er lovmæssigt forpligtet til at opbevare og behandle visse oplysninger, til eksempelvis bogføring, regnskab, håndtering af skatter og afgifter, arkivformål og besvarelse af henvendelser fra myndigheder.
    Retsgrundlag: GDPR, artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse).
  • Opgaver i samfundets/kommunal interesse
    På vegne af de to kommunalt ejet fjernvarmeforsyninger, Gentofte Fjernvarme og Gladsaxe Fjernvarme, varetager GGF opgaver efter varmeforsyningsloven og anden lovgivning, herunder lov om styrket beredskab i energisektoren, der bl.a. omfatter forsyningssikkerhed, planlægning og drift af fjernvarmenettet samt lovpligtig rapportering.
    Retsgrundlag: GDPR, artikel 6, stk. 1, litra e (opgave i samfundets/kommunal interesse).
  • Samtykke
    I nogle situationer beder vi om dit samtykke, f.eks. hvis du ønsker frivillige ekstraservices, særlige kundetilbud, nyhedsbreve eller lignende, der kræver, at vi behandler flere oplysninger, end det der er nødvendigt for den almindelige levering af fjernvarme.
    Retsgrundlag: GDPR, artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke). Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage, uden at det påvirker lovligheden af den behandling, der er sket, før du trak samtykket tilbage.

Hvilke oplysninger behandler GGF?

  • Identifikations- og kontaktoplysninger: navn, adresse, cpr, e-mail, telefon.
  • Kunde- og installationsdata: kundenummer, tilslutnings- og måleroplysninger, ejendoms- og installationsforhold.
  • Forbrugs- og afregningsdata: måleraflæsninger, forbrug, faktura- og betalingsoplysninger.
  • Sags- og kommunikationsdata: henvendelser, aftaler, billeder og anden dokumentation fra tekniske besøg, kundeservicejournaler.
  • Tekniske oplysninger i begrænset omfang, f.eks. systemlogning for driftssikkerhed.
  • Videooptagelser fra tv-overvågning: Tv-overvågning sker udelukkende ved GGF’s faste arbejdslokationer, hvor der er skiltet med det, og i det omfang det er nødvendigt af hensyn til forebyggelse og opklaring af kriminalitet.

GGF behandler som det klare udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger, jf. artikel 9, eller andre fortrolige oplysninger end dem, der er angivet ovenfor. Hvis det i en konkret sag er nødvendigt at behandle denne type oplysninger, informeres du særskilt om dette, inden selve behandlingen.

Hvor længe opbevarer GGF dine oplysninger?

GGF opbevarer kun oplysninger, så længe det er nødvendigt til de angivne formål, eller så længe lovgivning kræver det. Nedenfor kan du læse, hvor længe GGF i udgangspunktet opbevarer de forskellige kategorier af oplysninger:

  • Kundedata opbevares i kontraktens løbetid + 3 år efter ophør.
  • Faktura- og bogføringsoplysninger opbevares løbende + 5 år.
  • Sagsmateriale opbevares i 2-5 år efter sagsafslutning, afhængig af type og dokumentationsbehov.
  • Tekniske logs opbevares i 6-12 måneder med mindre længere opbevaring er sikkerhedsmæssigt nødvendig f.eks. ved opklaring af hændelser.
  • TV-overvågningsmateriale opbevares i 30 dage. Dog længere ved konkrete sager.

Hvor får GGF oplysningerne fra?

  • Direkte fra dig ved kontakt (telefon, mail, hjemmesider, formularer, besøg).
  • Offentlige registre (f.eks. folkeregisteradresse, BBR/ejendomsoplysninger) i det omfang, det er nødvendigt for leveringen.
  • Samarbejdspartnere i forbindelse med projekter, drift og service (f.eks. entreprenører, måler- og it-leverandører).

Når GGF indhenter oplysninger om dig fra andre end dig selv, har du ret til at få at vide, hvilke oplysninger GGF har modtaget, fra hvem og til hvilke formål.

Hvem deler GGF oplysninger med?

  • Offentlige myndigheder, herunder ejerkommunerne, samt når GGF er retligt forpligtet hertil. Databehandlere og underdatabehandlere (f.eks. it- og afregningsleverandører).
  • Entreprenører og samarbejdspartnere i forbindelse med projekter, service- og anlægsarbejde.
  • Politi og domstole i forbindelse med konkrete sager (f.eks. udlevering af tv-overvågningsmateriale ved mistanke om kriminalitet).
  • Advokater i forbindelse med inddrivelsessager.

Overførsler til lande uden for EU/EØS
GGF overfører som udgangspunkt ikke personoplysninger til lande uden for EU/EØS. Sker det undtagelsesvis (f.eks. via en it-leverandør), anvendes gyldige overførselsgrundlag, typisk EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC’er) eller Data Privacy Framework ifm. overførelser til USA (Microsoft 365).

Dine rettigheder:

  • Du har ret til at få at vide, hvilke oplysninger GGF behandler om dig, og ret til at modtage en kopi af oplysningerne (indsigtsret).
  • Du har ret til at få urigtige eller ufuldstændige oplysninger om dig rettet (berigtigelse).
  • I nogle tilfælde kan du få oplysninger om dig selv slettet før vores fastsatte slettefrister (retten til at blive glemt).
  • I visse tilfælde kan du få behandlingen af dine oplysninger begrænset.
  • Du kan i nogle tilfælde gøre indsigelse mod GGF´s ellers lovlige behandling af dine oplysninger (indsigelsesret).
  • Du har i visse tilfælde ret til at anmode om at få dine oplysninger overført til en anden dataansvarlig i et læsbart format (dataportabilitet).
  • Hvis behandlingen bygger på samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage.
     

Har du spørgsmål eller vil du klage over vores behandling af dine oplysninger?

Du er altid velkommen til at kontakte os:

Gentofte Gladsaxe Fjernvarme I/S
Ørnegårdsvej 17, 2820 Gentofte

Tlf.: 70 20 58 50
Mail: info@ggfjernvarme.dk

Når du skriver til os, skriv “Fjernvarme” i emnefeltet og angiv den adresse, sagen vedrører.

Brug Digital Post, hvis din henvendelse indeholder fortrolige eller følsomme oplysninger. Angiv “Databeskyttelse” eller ”Fjernvarme” i emnefeltet.

Du kan sende digital post ved at bruge dette link

Hvis du har generelle spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger eller om dine rettigheder iht. databeskyttelsesforordningen, kan du også kontakte vores databeskyttelsesrådgiver (DPO). Vi bruger samme databeskyttelsesrådgiver som Gentofte Kommune.

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren via e-mail: databeskyttelse@gentofte.dk . Du kan også henvende dig telefonisk på 39 98 00 00.

Du kan klage til Datatilsynet:

Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby

Tlf.: 33 19 32 00
Mail: dt@datatilsynet.dk

Se mere på www.datatilsynet.dk